Beschreibung

Executive Assistants (vormals Direktionsassistentin eidg. FA / Direktionsassistent eidg. FA) sind Generalistinnen und Generalisten und haben ein vielfältiges Tätigkeitsgebiet. Sie sind Anlaufstelle für Mitarbeitende, interne und externe Kunden, führen eigenständig die Administration, organisieren Projekte und Anlässe und bearbeiten Multimediabelange und bewirtschaften Informationen und leisten Unterstützung in der Unternehmens- und Mitarbeiterführung.

Executive Assistants tragen Entscheide von Vorgesetzten dank ihres unternehmerischen Verständnisses mit und tragen zu deren Umsetzung bei. Sie sind in der Lage, die Administration effizient und effektiv zu führen, indem sie die betrieblichen Abläufe verstehen, über organisatorische Fähigkeiten verfügen und das Potential der Office Instrumente zu nutzen wissen. Sie verfügen über vertiefte kommunikative Fähigkeiten und kommunizieren zielgruppengerecht in der Erstsprache (Muttersprache) und einer Fremdsprache. Sie bringen Verständnis für das Rechnungswesen, Recht, Marketing, Personalwesen, die PR sowie die IT mit und können so zur Umsetzung von Massnahmen in diesem Bereichen mit den Fachspezialisten im Unternehmen beitragen und ihre Vorgesetzten entlasten.

Ziele

Sie sind fähig, die Verantwortung für die Organisation von Anlässen, Sitzungen und Projekten zu übernehmen und können dabei auch in hektischen oder unvorhergesehenen Situationen den Überblick und Professionalität bewahren. Sie agieren als Drehscheibe zwischen der Unternehmensführung, ihrem Vorgesetzten und den Mitarbeitenden und Kunden.

Sie tragen durch ihre dienstleistungsorientierte Haltung und hoher Sozialkompetenz zu einem guten Arbeitsklima bei.

Executive Assistants leisten einen wichtigen Beitrag zum schonenden Umgang mit Ressourcen, sei es beim effektivem Einsatz digitaler Technologien (z.B. Videokonferenzen, Aufbereitung und Versand digitaler Sitzungsunterlagen). Je globalisierter und digitalisierter die Berufswelt ist und Prozesse be-schleunigt und automatisiert werden, desto wichti-ger ist und bleibt der menschliche Kontakt.

(Quelle- PO Executive Assistant 2023 - Die Prüfungsordnung ist zurzeit beim SBFI im Genehmi-gungsverfahren! – Stand: 09. Mai 2022)

Methoden / Modularer Kursaufbau

Qualifizierte Dozenten/innen vermitteln Ihnen im modernen Gruppenunterricht das nötige Know-how, das Sie sofort im beruflichen Alltag anwenden können (Praxistransfer). Zwischenprüfungen ermöglichen es Ihnen, die Entwicklung Ihrer Ausbildung jederzeit im Auge zu behalten (Erfolgskontrollen).
Modularer Kursaufbau: Jedes Modul/Fach wird separat geprüft und abgeschlossen. Präsenzunterricht oder online.

Zugangsvoraussetzungen

Sie sind in der Lage, anspruchsvolle Kommunikations-, Informations- und Administrationsaufgaben zu übernehmen und das Management in der Führungsarbeit zu unterstützen.

Zulassung (gemäss Prüfungsordnung 2023, examen.ch, Punkt 3.3)

Zur Prüfung wird zugelassen, wer einen der nachstehenden Ausweise und die dazu geforderte Berufspraxis nachweist

• a) über einen der folgenden Abschlüsse verfügt und eine mindestens 3-jährige einschlägige Berufserfahrung nach Erwerb des Abschlusses vorweisen kann:
• ein eidg. Fähigkeitszeugnis als Kauffrau/-mann EFZ
• eine gymnasiale Maturität
• eine Fachmaturität
• eine Berufsmaturität
• oder eine gleichwertige Qualifikation
  
  oder

• b) über einen der folgenden Abschlüsse verfügt und eine mindestens 4-jährige einschlägige Berufserfahrung nach Erwerb des Abschlusses vorweisen kann:

• ein eidg. Fähigkeitszeugnis einer anderen, mindestens dreijährigen Grundbildung
• ein eidg. Berufsattest als Büroassistent/in

und das persönliche Portfolio fristgerecht vollständig nach Ziff 5.1 einreicht und dieses mit dem Urteilsprädikat «bestanden» beurteilt wird (gilt für a) und b)

Vorbehalten bleibt die fristgerechte Überweisung der Prüfungsgebühr nach Ziff 3.41.

Bitte beachten: Der Entscheid über die Zulassung zur Prüfung wird durch den Prüfungsträger der Bewerberin oder dem Bewerber mindestens 3 Monate vor Beginn der Prüfung schriftlich mitgeteilt.

Zusätzlich kann ergänzt werden, dass Interessenten ohne entsprechenden Abschluss auf Basis eines «sur-Dossiers»-Entscheides von der Prüfungskommission trotzdem zur Prüfung zugelassen werden können, sofern das doppelte an Berufs- und Praxiserfahrung (sprich 8 Jahre Berufserfahrung davon mind. 5 Jahre im kaufmännischen Bereich) vorgewiesen werden kann.

Portfolio: Jeweils im Januar des Prüfungsjahres wird der Auftrag für das Portfolio bei examen.ch aufgeschaltet. Die Kandidat:innen haben dann diesen Auftrag als Zulassungsbedingung zu erledigen. Bis 5 Monate vor Prüfungsbeginn muss das Portfolio als Zulassungsbedingung eingereicht und mit dem Prädikat «bestanden» bestätigt erhalten werden. Das Resultat wird i. d. R. in KW 25 bekannt gegeben. Es steht jeweils eine Frist für allfällige Nachbearbeitungen zur Verfügung. In der Regel wird in KW 28 das Resultat der Überarbeitungen bekannt gegeben.

Bei der Erarbeitung des persönlichen Portfolios geht es jedoch nicht um eine Wissensabfrage, sondern vielmehr darum, dass sich die Interessenten mit ihren Aufgaben und mit ihrem Selbstmanagement auseinandersetzen und entsprechend eine Selbstreflektion vornehmen. Es ist daher nicht die Absicht der Prüfungskommission, zu diesem Zeitpunkt der Ausbildung noch eine Selektion der Kandidat:innen vorzunehmen. Vielmehr soll das korrekt erarbeitete Portfolio als Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Prüfungsteils 5 «Selbstmanagement» dienen.
(Quelle: www.examen.ch – V2_DE_FAQ, Stand 28.02.2022)

Allgemein gilt: Über die Gleichwertigkeit von ausländischen Ausweisen entscheidet das SBFI (vormals: BBT) bzw. der Prüfungsträger.

Für den Vorbereitungskurs auf die eidg. Prüfung werden ausdrücklich folgende Kenntnisse erwartet:

• Für diesen Lehrgang wird das Tastaturschreiben (10-Fingersystem) vorausgesetzt
• Es werden Sprachkenntnisse Deutsch bzw. Englisch im Rahmen der Stufe B2/C1 (Europäischer Referenzrahmen) erwartet.
• Es werden Informatikkenntnisse im Rahmen der Stufe Anwender I SIZ oder ECDL Start erwartet.
• Sprach- und IT- Grundkenntnisse:
  fehlende Kenntnisse können individuell an der Benedict-Schule vor Kursbeginn erarbeitet oder aufgearbeitet werden

Kursinhalte

Kommunikation in Deutsch DAS 01
Korrespondenz, Kommunikation mit den Anspruchsgruppen, Wahl des Kommunikationskanals, Präsentationstechnik, - mittel; Präsentationsaufbau, Rhetorik, Auftritt, Moderation und Gesprächsführung; Protokollführung

Kommunikation in der Fremdsprache Englisch DAS 02
Geschäftskorrespondenz, Kommunikation mit den Anspruchsgruppen, Wahl des Kommunikationskanals, Präsentationstechnik, -mittel; Präsentationsaufbau, Rhetorik, Auftritt, Moderation und Gesprächsführung; Protokollführung

Projektmanagement und Arbeitsorganisation DAS 03
Terminverwaltung, Umgang mit Problemen, Konfliktanalyse und Konfliktmanagement, Arbeitsorganisation, Organisation von Geschäftsreisen, Sitzungsvorbereitung und –nachbereitung, Sitzungen und Schulungen organisieren, Grundlagen Projektmanagement, Projektassistenz, Stellvertretung, Grundlagen Eventmanagement

Informatik und Informationsmanagement DAS 04
Office-Anwendungen und gängige Anwenderprogramme, inhaltliche Verantwortung und Pflege von elektronischen Plattformen, Bewirtschaftung von Informationsmaterialien, Datenablage, Datenarchivierung, elektr. Informationsbeschaffung und -aufbereitung, Unterlagen für Sitzungen, Besprechungen und Projektmeetings, Informationen aus und für Evaluationen analysieren, professionelle Aufbereitung von Unterlagen, Informationsmanagement

Unternehmerisches Verständnis DAS 05
Dienstleistungs- und Kundenorientierung, Grundlagenkenntnisse in Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, rechtliche Bestimmungen (Grundlagen Arbeitsrecht, Kaufvertrag, Mietrecht), Datenschutz und Datensicherheit, Verstehen von unternehmerischen Zusammenhängen und Prozessen, Angebotsgestaltung, unternehmerisches Denken, Einbettung des Unternehmens im wirtschaftlichen Umfeld, Aufbau und Ablauforganisation, Kostenbewusstsein, Bedeutung der Bilanz (Liquidität, Stabilität und Rentabilität), Change Management, Umgang mit Anspruchsgruppen, Personaladministration (Personalgewinnung, -erhaltung, -freistellung), Personaleinführung

Wahlfächer

Diese Wahlfächer sind im Kursgeld inbegriffen

• Englisch / Französisch / Italienisch / Spanisch
• Deutsche Rechtschreibung / Grammatik
• Tastaturschreiben / Informatik / Buchhaltung

Kostenlose Vorkurse

Sobald Sie sich für eine Ausbildung an unserer Schule angemeldet haben, können Sie von unseren kostenlosen Vorkursen in Sprachen, Informatik, deutsche Grammatik/Rechtschreibung, Tastaturschreiben und weiteren Programmen profitieren.

Diplome / Kompetenznachweis

Erfolgreiche Kandidatinnen und Kandidaten erhalten nach bestandener Prüfung das Diplom Managementassistent/in BVS bzw. nach erfolgreich bestandener eidg. Prüfung den gesetzlich geschützten Titel Managementassistent/in mit eidg. Fachausweis (SBFI). 

Weiterführende Bildungsgänge/Folgekurse

• Dipl. Betriebsökonom/in BVS oder Dipl. Betriebswirtschafter/in VSK (2. Jahr Bachelor)
• Bachelor of Arts (BA) Business Administration
• Master of Science (MSc) in Business Management

Ausbildungsdauer

3 Semester, ca. 468 Lektionen

Kursort Zürich